Postado 19/09/2014

Planejamento da delegação

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Para que a delegação aconteça adequadamente é necessário planejá-la, o que proporciona mais segurança para o gestor e para os envolvidos na atividade, contribuindo para o atingimento dos resultados esperados.

Confira os passos para realizar uma delegação eficaz.

*Por Ione Nadolny – Texto adaptado do livro Delegar Tarefas com Segurança. Coates & Breeze

Para que a delegação aconteça adequadamente é necessário planejá-la, o que proporciona mais segurança para o gestor e para os envolvidos na atividade, contribuindo para o atingimento dos resultados esperados.

Passos para a delegação
1. Analise as tarefas
Listar suas atividades e fazer uma análise das suas tarefas diárias (dia, semana, mês e ano de trabalho), problemas que acontecem o tempo todo e onde há mais pressão quanto ao tempo:

  • Preciso fazer sozinho por questões legais ou funcionais.

  • Tarefas que precisam ser feitas corretamente por apresentarem risco se houver falhas.

  • Gosta de fazer, mas poderia delegar.

  • O que não tem mais necessidade de ser feito.

  • Posso delegar totalmente ou em partes.

  • O que eu deveria fazer, porque é importante, mas não estou fazendo, ou estou me dedicando pouco por “falta de tempo”.

2. Analise a delegação
Após fazer uma análise das suas tarefas é necessário analisar a delegação:

  • Quais tarefas serão delegadas?

  • Para qual pessoa pode delegar cada atividade?

  • Quanto desta atividade será de responsabilidade a esta pessoa neste momento (total ou parcialmente).

  • Quando e como poderá exercer a atividade por conta própria, caso isso seja possível?

3. Quais as necessidades aprendizagem e supervisão
Analise cada atividade, a pessoa a quem você delegou a responsabilidade e verifique:

  • O que ela precisa desenvolver? Qual o nível de maturidade desta pessoa para a tarefa?

  • Quanto de supervisão precisará?

  • Quem dará a supervisão?

  • Qual o tipo de apoio precisa: tarefa ou comportamento.

  • Use os estilos de liderança para definir estas questões: Direcionar, coordenar, colaborar ou delegar.

  • Contrate esta fase com o colaborador para que lhe fique claro como será o processo.

4. Delegue
A delegação não pode ser uma mera transferência de tarefas.

  • Comunique de forma a motivar e comprometer a pessoa que irá desenvolver a atividade: qual o ganho que ela terá aprendendo e executando esta nova atividade (oportunidade de crescimento, desenvolvimento pessoal e profissional, tornando-se mais competente e eficiente).

  • Faça uma comunicação significativa: fale do cenário, dos objetivos. Dê a devida importância sobre a tarefa e os impactos, isso gera maior comprometimento e senso de responsabilidade.

  • Distribua atividades de forma equilibrada para todos da equipe, afim de que percebam que estão realizando tarefas significativas e de importância para a organização, fazendo assim com que se sintam valorizados como profissionais.

  • Estabeleça os limites de autoridade do colaborador. Seus níveis de responsabilidade. Até onde pode caminhar sozinho nas decisões. Mude estes limites com o aumento do nível de maturidade do mesmo.

5. Contrate a forma de supervisão, desenvolvimento das competências e limites de responsabilidades.

  • Após planejar, contrate com o colaborador como será feita a supervisão e o desenvolvimento das competências para que os objetivos sejam alcançados;

  • Deixe claro o que espera do colaborador em cada fase da execução.

  • Contrate seus limites de atuação de forma específica para que o colaborador não fique em dúvida sobre suas responsabilidades. Deixe claras as conseqüências, caso alguma decisão seja tomada de forma inadequada, para que não ocorram perdas para a organização, departamento e para o próprio colaborador.

  • Coloque-se à disposição para que a pessoa solicite mudanças no estilo de liderança contratadas, caso seja necessário.

6. Acompanhe e monitore

  • Promova, por meio de incentivo e feedback, o reconhecimento de cada fase do processo. Isso permite o colaborador saber se está caminhando para o objetivo acordado.

  • Dar feedback de melhoria de forma adequada mobiliza para a mudança de comportamento e para a busca de melhores resultados.

  • Acompanhe de acordo com o que foi contratado, ficando atendo às dificuldades do colaborador no processo.

  • Lembre-se de que é necessário tempo e investimento no desenvolver, até que o colaborador execute a tarefa de forma esperada.

  • Desenvolva um esquema de monitoramento: uma dica importante é o uso de ferramentas como o Outlook ou alguma outra ferramenta interna que possibilite a checagem do processo periodicamente, de acordo com a necessidade. Defina junto com o colaborador como a checagem será feita. Dependendo da maturidade do colaborador para a tarefa, esta checagem precisa inicialmente ser realizada em tempos mais curtos, até chegar a uma delegação menos diretiva.

7. Comunique a delegação aos envolvidos no processo

  • Comunique aos envolvidos no processo quem é o novo responsável por aquela tarefa para que possam interagir, facilitando o atingimento dos objetivos.

  • Dizer o porquê e como será esta delegação aos envolvidos facilita que todos se sintam confortáveis com as decisões e auxiliem a supervisão, se necessário, desenvolvendo de competências e parceria.

*Por Ione Nadolny
Texto adaptado do livro Delegar Tarefas com Segurança. Coates & Breeze

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